La gestion de la paie
La gestion du personnel et notamment l’aspect relatif à la paie représente souvent une lourde tâche et une charge considérable pour les entreprise.
Il est évident que chaque entreprise a des besoins uniques et spécifiques selon sa taille et son organisation. Aussi, chaque entreprise aborde la gestion de cette fonction différemment.
A savoir, qu’Il existe pour les dirigeants trois principales options pour la gestion de la paie :
- l’externalisation de la paie en la confiant à un spécialiste en tant que prestataire externe,
- une solution intermédiaire, consistant à traiter sa paie en ligne par des plateformes spécialisées,
- la gestion en interne par le biais d’un logiciel de paie,
Externalisation de la paie : Principe
C’est la solution la plus souvent privilégiée par les TPE/PME en raison de sa simplicité.
Dans ce cas, l’entreprise confie cette mission à un prestataire externe spécialisé en paie qui prend en charge l’intégralité du processus de la paie. L’entreprise n’a plus à se soucier du traitement de la paie et des différentes taches y afférentes, comme :
- Les déclarations d’embauche
- L’établissement des bulletins de salaire
- Les déclarations sociales nominatives mensuelles
- La rédaction des contrats de travail et des avenants
- La prise en charge des procédures relatives à la santé et la sécurité au travail…
Par conséquent, la société se trouve allégée du traitement des paies. Elle n’a plus qu’à communiquer ses besoins et requêtes au prestataire qui se charge d’y répondre.
Il s’occupe pour le compte de la société de l’ensemble des formalités déclaratives, et administratives liées à la gestion du personnel dans le cadre d’un contrat de services définissant le cadre et les conditions de la prestation en question.
Externalisation de la paie : Fonctionnement
L’entreprise sélectionne un prestataire qui propose des services de paie, soit sous la forme de packs ou à la carte suivant ses besoins.
Le prestataire prend alors en charge la gestion de la paie pour le compte de la société, en fonction des instructions et des éléments et données concernant son personnel, qu’elle communique au prestataire de façon récurrente.
Concrètement, ce procédé consiste en un simple échange de données. Les quelles seront compilées et transformées par le prestataire, pour rendre un « produit fini » au client.
L’entreprise communique en effet pour chaque période les éléments de salaire (nombre d’heures travaillées, absences justifiées ou non, jours de vacances et RTT, arrêts maladie, acomptes sur salaire, nombre de paniers repas ou tickets restaurant, primes …)
Le prestataire traite toutes ces données et adresse les bulletins de salaire correspondants à l’entreprise qui peut les distribuer aux collaborateurs et effectuer le versement du salaire par virement ou chèque.
Parallèlement, Le prestataire prend en charge les différentes formalités déclaratives obligatoires auprès des organismes sociaux ainsi que le calcul des charges sociales:
- Les déclarations sociales nominatives (DSN) aux échéances qui s’imposent, soit à M+5 ou à M+15,
- Les documents consécutifs à la fin d’un contrat CDD ou à la rupture d’un contrat CDI (solde de tout compte, certificat de travail, attestation France Travail…),
- Les éventuelles procédures de ruptures conventionnelles ou de licenciement,
L’élaboration de divers manuels de procédures internes, conventionnelles ou légales (DUERP, Règlement intérieur, aide à la conduite d’entretiens annuels ou professionnels…)
Externalisation de la paie : Principaux arguments
Le fait pour une entreprise d’opter pour le choix de faire appel à un prestataire externe, assurant le traitement de sa la paie peut être motivé par plusieurs raisons :
- La flexibilité et la simplicité qu’offre cette solution que ce soit au niveau de sa mise en place ou de son mode de fonctionnement,
- La structure et la taille de l’entreprise particulièrement pour les TPE et les PME où souvent seul le dirigeant ou une assistante gère le volet administratif,
- L’économie substantielle réalisée grâce à l’externalisation,
- L’expertise garantie par l’intervention d’un spécialiste du domaine,
Externalisation de la paie : Coût
Faire sous traiter sa paie peut souvent s’avérer très concurrentiel en termes de coût.
C’est une solution économiquement avantageuse en comparaison au coût engendré par la mise en place d’une paie traitée en interne, en l’occurrence par l’emploi d’un salarié même embauché à temps partiel (salaire + charges sociales).
A l’inverse d’une gestion interne, faire appel à un prestataire ne nécessite aucun investissement de la part de la société en logiciel ni abonnement à une plateforme. Il n’est nullement besoin non plus de supporter un surcoût lié à la formation des personnes en charge de la paie pour rester à jour de la réglementation.
Externalisation de la paie : Un vrai plus
Les principaux avantages évoqués par les partisans d’une paie externalisée sont essentiellement les suivants, sans pour autant être exhaustifs :
1/ L’assurance d’une paie conforme et dans les délais impartis
La solution de l’externalisation de la paie permet d’allier efficacité et efficience.
Les entreprises bénéficient ainsi des atouts ci-après :
- Etre assuré du respect des délais que ce soit vis-à-vis de ses employés d’une part ou des organismes sociaux d’autre part. Ce qui permet de se soustraire à de potentielles pénalités en cas de dépassement des délais.
- Eviter les risques d’erreurs en déportant toute la responsabilité sur le prestataire qui se doit de maintenir une veille permanente en matière d’actualité sociale et de faire preuve de rigueur irréprochable.
- Eviter les problématiques logistiques et techniques occasionnées par la mise en place des logiciels en interne et les aléas de paramétrage et d’essais qui peuvent en découler.
- S’offrir une grande flexibilité en évitant la dépendance interne à l’égard d’un chargé de paie absent en raison d’arrêt maladie ou de congé.
2/ Un allègement de la lourdeur administrative
Il est certain que le traitement de la paie peut vite s’assimiler à une tâche lourde, répétitive et chronophage en plus de sa complexité.
Le fait pour certaines entreprises de faire le choix de l’externalisation, leur offre d’autres options et davantage d’opportunités.
Il leur est ainsi plus facilement possible d’axer leurs efforts sur des axes de développement au-delà de l’opérationnel et mettre l’accent sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Il leur est également possible d’orienter leurs moyens sur des activités plus porteuses pour bonifier les relations sociales au sein de leurs structures.
Externalisation de la paie : 2 types de prestataires
L’entreprise souhaitant externaliser sa paie, dispose de 2 alternatives:
1/ Recourir à une société spécialisée en gestion de la paie au moyen d’un contrat dans ce sens :
Il existe en effets plusieurs sociétés qui se sont spécialisées dans la gestion de paie externalisée et qui offrent souvent pas mal de services annexes que les utilisateurs peuvent commandés pour étoffer leur organisation interne.
L’avantage majeur hormis le coût bas, en est évidement la souplesse et la flexibilité que représente cette solution. Attention toutefois, ces sociétés ne prennent pas en charge la comptabilité.
2/ Faire appel à son cabinet d’expertise comptable :
Il convient de noter que le coût de cette solution peut être sensiblement plus élevé même si il reste globalement proche de la 1ère hypothèse.
Ceci étant, il est souvent plus simple de confier sa comptabilité et le traitement de sa paie au même prestataire et d’avoir un seul interlocuteur.
A noter que certains cabinets font le choix délibéré de ne pas assurer les missions relatives à la paie.
En définitive, quelque soit le choix, société spécialisée en paie ou expert comptable, l’externalisation de la paie demeure la solution la plus optimale pour beaucoup d’entreprises à la recherche d’efficacité et de rigueur, le tout à un coût modéré.
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- contact@cdgservices.fr
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